Организация специальных событий
Специальные события (special events) - это мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к самой организации, eё деятельности и продуктам. [1, 340-341]
Презентация - одна из самых часто встречающихся форм работы с целевой аудиторией, которая органично включает в себя РR. Это наиболее яркое представительское мероприятие. Презентации предшествует долговременный трудоемкий процесс по созданию инноваций, завершающийся выпуском нового товара или оказанием новой услуги. Презентация, собственно, и венчает этот процесс, поэтому любые нестыковки в сценарии, как и отступления от него, способны серьезно навредить бренду. Перед проведением этого мероприятия рекомендуется заранее предусмотреть выполнение ряда важнейших требований к презентации.
Специалисты считают, что поводом для презентации может быть рождение нового субъекта общественных отношений: фирмы, предприятия, официальной структуры (ведомства, департамента, министерства) или результаты деятельности официальных или коммерческих структур (новый товар, новая программа, новые правила или законы, выход в свет нашумевшей книги, премьера в театре и т.п.).
Для успеха презентации необходимо получить ответы на вопросы: кто ваша аудитория? что они хотят услышать? где будет проходить презентация? когда она состоится?
Подготовка к презентации должна включать в себя: детальное изучение темы мероприятия; подготовку сценария; проверку иллюстративного материала; посещение места будущего выступления;
проверку и практику использования оборудования; речевые навыки и практику выступления руководителя; соответствующий тип одежды.
Сценарий презентации базируется на перечислении основных событий: открытие мероприятия, вступительное слово руководителя, оглашение РR-обращения, выступления гостей, свободное общение и обсуждение поднимаемых на презентации вопросов. Не следует забывать, что зрительное впечатление места проведения планируемого события должно работать на главную идею замысла. Оформление проведения мероприятия выполняется в масштабе, соответствующем замыслу организаторов: при необходимости можно увеличить отдельные инфографики, девизы, иллюстративный материал, чтобы "декорации" органично вписывались в общую канву события. В то же время вплетение рекламных материалов (ударных слоганов, логотипов и т.п.) в РR-текст усилит восприятие вашей идеи аудиторией на уровне контекста. [4, 335-406]
Пресс-конференция – встреча официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями СМИ с целью информирования общественности по актуальным вопросам.
Поводом для проведения может служить лишь важная тема, а не малозначительная новость.
Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следует правилам:
1. Дата и время проведения выбираются с учетом времени освещения информации утренними и вечерними СМИ.
2. СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее.
3. Необходимо подготовить пакет документов для журналистов.
4. Перед пресс-конференцией необходимо провести совещание с участием ответственных лиц.
5. Конференция проводится в помещении для встреч/заседаний, но не в чьем-либо офисе.
6. Длительность пресс-конференции должна быть объявлена заранее.
7. До начала конференции докладчик не должен быть доступен репортерам.
8. По окончании пресс-конференции организуется фуршет.
Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании среди инвесторов, акционеров, дистрибьюторов, потребителей. Демонстрация современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможностях обеспечения высокого качества продуктов. Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности занятых. Улучшаются отношения с местной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места. Официальное открытие нового магазина направлено на привлечение новых покупателей и партнеров.
Выбор персоны, лично открывающей объект, предполагает несколько альтернатив. Это может быть мэр города, министр или представитель городской администрации, представитель ведомства, курирующего сферу деятельности объекта, парламентарий, известный спортсмен, артист, общественный деятель. Критериями выбора служат масштаб события и общественная значимость официальной персоны, ее доступность и заинтересованность. Для артистов или спортсменов критерием может служить цена, если спецсобытие - не благотворительная акция. Чем выше статус приглашенных лиц, тем выше интерес СМИ к церемонии, тем более широко она будет освещена.
