Организация закупки – завоза товаров в магазин поставщиком
Под закупками понимается приобретение товаров и услуг. Они, таким образом, являются частью производственных функций наряду с внутренней производственной деятельностью, сбытом, финансированием и управлением. В зависимости от положения на рынке закупки могут иметь различное значение[2].
Для успешного выполнения задачи закупок товаров рекомендуется комплексный подход. Процесс закупок происходит в несколько этапов, которые в идеальном случае следуют друг за другом.
1. Определение потребностей – анализ ситуации, определение цели;
2. Анализ источников закупок, исследование рынка закупок;
3. Отбор источников закупок;
4. Аквизиция – использование инструментов маркетинга закупок;
5. Переговоры по поводу условий (разговоры при заключении общего договора, текущие в рамках текущего договора);
6. Размещение заказов;
7. Контроль за поступлением товаров[3].
На каждом этапе осуществляется текущий контроль и проверка.
Своевременное и точное выявление потребностей служит существенной предпосылкой для возможностей своевременных закупок требуемых товаров в необходимых количествах и нужного качества.
Если потребность в товарах была оценена слишком высоко, то в следствии этого возникают залежи, т.е. запасы товаров на складе, которые нельзя продать или можно продать с убытком. Если потребность оценена слишком низко, заказывается мало товаров, а значит и запасы слишком малы. Оборот поэтому меньше, чем мог быть. Кроме того, раздосадованные покупатели могут обратиться к конкурентам, т.е. возникают потери сбыта. Аналогичная ситуация возникает, если качество товаров, требуемое покупателем, оценено неверно.
Основанием для определения спроса могут быть:
- запросы и поступление заказов от покупателей (предприятий розничной торговли, общественного питания…)
- регулярные опросы, которые могут проводиться среди определенного круга покупателей (малая выборка)
- доклады собственных сотрудников (продавцов, командированных)
- доклады агентов по сбыту (торговых представителей, уполномоченных торговых маклеров)
- статистика по сбыту (статистика по продаже), которая дает справки о предыдущем обороте, а также обороты по отдельным группам товаром или товарам (по большей части по областям сбыта и группам покупателей)
- доклады о состоянии рынка, биржевые доклады, доклады о ярмарках, публикации в специальных журналах
- систематическое исследование рынка
После того, как предприятие оптовой торговли определит, каким ассортиментом оно хочет заниматься, следующим шагом должно стать определение поставщиков, у которых можно приобрести желаемые товары.
Если должны быть закуплены новые товары, то при любых обстоятельствах необходимо получить информацию о возможных источниках закупок. Но и тогда, когда предприятие имеет определенных поставщиков уже длительное время, есть смысл поискать других поставщиков, получить сведения об их предложении и сравнить их с имевшимися до сих пор. Закупка товаров всегда в одних и тех же источниках из соображения привычки или удобства может стоить дорого.
Контроль за поступлением товаров
После размещения заказа происходит поставка товаров предприятию оптовой торговли. При этом контроль за поступлением товаров должен гарантировать своевременное осуществление поставок товара заказанного вида, в нужном количестве и соответствующего качества.
Отдельные шаги таковы. Сначала прием товара, который должен быть проверен на соответствие по количеству и качеству. Поставленный заказ должен быть сопоставлен с заказом и данными в накладной. Возможные рекламации должны быть безотлагательно направлены поставщику.
